ブログ・コラム

9月12日火曜日、焼津市にある株式会社吉村さんへ会社見学に行きました。

株式会社吉村さんに到着したときから、駐車場や外観がとてもきれいで、非常にさわやかな印象です。
いざ、ロビーに入ると簡単なショールームになっていますが、ここも非常にきれいでお客様をおもてなししようという社風がビシビシ伝わってきました。

そして社員のみなさまも非常に明るく、笑顔のあいさつで迎えてくれます。工場見学で社内を移動する時も、入室から退室するまで、全員が仕事の手を止めて、起立して「いらっしゃいませ。」と笑顔で挨拶してくれるのです。

下記の3点のことを中心に徹底することにより、人材育成・社内教育も同時に行われており、橋本社長様はじめ説明してくださった社員の皆様が自信を持って堂々と説明し、運営する姿に感動いたしました。

吉村さんの会議術や会社見学の進行を見て、会社の風通しをよくするために、自社に取り入れたいと思ったことが3点あります。

1点目は、「時間を短く設定し、区切りをつけて行動する」という事です。

カリキュラムのセクション、会議の時間、自己紹介など全てにおいて時間を決めていることです。そして、決めた時間をキッチンタイマーで測り、その時間を遂行することです。仮に意見が途中であっても決められた時間になれば区切るという徹底ぶりです。

それで何を得られるかと言うと、20秒であれ、3分であれ、「時間を大切にする、使い切る」意識が根付いているとのことです。

その背景には、株式会社吉村さん独自の方程式の元、営業部のように売り上げで利益を確保できない関節部署でも、時間の短縮や経費の節減による利益（どれくらいの受注金額に相当するか）の創出を評価する仕組みが会社全体に浸透しているのですが、大変理にかなっていると思いました。

2点目は会議術です。

会議参加者全員が意見を言えるように工夫されていました。年の初めにはすべての会議のスケジュールが決まっているとのことですが、部署内の会議であれ、取締役会であれ、基本的には同じやり方で行っているとのことです。

三役を設定する

司会、議事、タイムキーパーと役割を必ず設定します。小さな議題ごとに担当を順番でまわしていました。

役割を設定することによって、「会議に参加しているだけ」の人はなくなり、全員が会議に集中できていると感じました。このやり方を続けることにより、社員全員のレベルアップにつながり、より成果の出る会議が運営されていくんだろうなと思いました。

ミニ会議　視点を分けて話し合う。

「わかったこと、わからないことをを出す会議」「アイディアがある場合は、良い点、悪い点、改善点、まとめを出す会議」など、議題により意見を述べるポイントを設定していました。

わかったこと、わからないことをを出す会議では、まず「わかったこと」の意見出しをします。その意見出しの時間を3分と設定し、参加者全員が順番に意見を言っています。

このやり方でいいなと思ったことは、「わからなかったこと」「悪い点」など、ネガティブな意見（反対意見）を言うときも「そのことを言う時間だよ。」と決められているので、意見が述べやすいと思いました。

意見に連番を振る

議事の担当の書き方にも工夫が見られました。各個人が意見を述べて、シートに記録していくのですが、その意見に「１、２、３・・・」と連番を振って記録します。

後々、意見を振り返るときに、「1番の意見だけど。。。」とどの意見に対しての発言なのか明確となり、脱線することがなくなると感じました。

3点目は「目的・目標」を明確に提示する点です。

経営理念や経営方針はもちろんのこと、会議の開催や議題においても「目的と目標」を設定して運営されています。そして、目標には必ず「数値」を入れて、目標を立てます。

1. お客様の視点
2. 業務プロセスの視点
3. 育成・成長の視点
4. 財務の視点

と4つの視点も持って、「何を目指し、何をやるのか。」。

当たり前の事のように思うのですが、意外と抜けてしまっていると思いました。会議ひとつとっても、「目的・目標」がなけば、惰性で参加してしまっていたり、議題が脱線して結局何話してたんだっけ？？なんてこともあったりします。
社員全員が同じ方向を向くためには、目的（～のために）・目標（～をする）を都度確認し進行・運営していくことが大切だと学びました。

その他にも、社員全員の意見を吸い上げる仕組みがたくさんありましたし、全社員222名で営業所も全国に点在している会社ですが、非常に風通しのよい会社であると感じました。

この学びを出来るところから自社に取り入れ、日々の活動として行っていきたいと思いました。