各管理業務システムの統合をクラウド化で〔ホテル〕
複数ツールの運用からおさらば。
クラウド型のシステムで予約から請求までを楽々一括管理。
予約の管理はあのソフトで、見積はこっちで作って…
こんなことありませんか。
ひとつのシステムにまとめることで業務の効率化に成功しました。
システムが部門間で異なっており、情報の一元管理が出来ていなかった
システムが複数あり、情報の共有・管理がスムーズに出来ていなかった
予約や請求書発行などの事務業務について、部署ごとに異なるシステムを使っていたため情報の一元管理が出来ていなかった。
そのため一連の事務業務についてシームレスに対応することが出来なかった。
情報を確認できる場所が限られていた
クラウドではなく各PCにインストールする形のシステムだったため、ほかの場所からPC内の情報にアクセス出来なかった。
そのため、各業務が出来る物理的な場所が限られており、移動中等は情報を確認することすら出来なかった。
既存システムの維持管理に膨大な費用がかかっていた
使用していたシステムの保守や管理に膨大な費用が発生していた。
コストパフォーマンスを見たときに、必ずしも適切とは言えない状況でシステムを使用していた。
予約から請求まで、どこからでもシームレスに対応できるクラウドシステムを導入。
顧客管理ツール「Salesforce（セールスフォース）」をカスタマイズして導入
Salesforce（セールスフォース）とは
「Salesforce（セールスフォース）」は顧客情報を中⼼に、社内で持っている情報を⼀元管理できるクラウドのツールです。顧客の連絡先や予約等のやり取りの履歴だけでなく自社の毎日の出勤状況など、業務に関わるすべての情報に簡単にアクセス。モバイルを使えば、社内外のどこからでも、業務に必要な情報にアクセスできます。
情報の共有が容易に出来るため、社内での進捗把握も簡単に。
見積書や請求書についても定まったフォーマットがあるため、入力側、管理側両面でのメリットが期待できます。
組織として重要な業務に優先して取り掛かれるよう、バックグラウンド業務も含めて皆さまのお仕事をお手伝いします。
改善点・導入効果
部門の垣根を超えた情報共有を
以前は部門ごとに管理していた情報も、クラウド化することでどの部署からも確認できるようになりました。
これによって電話確認や物理的に確認しに行く手間が減り、業務が円滑に回るようになりました。
レポート機能で事務作業削減
Salesforceのレポート機能でデータの収集や分析を手軽に実施。
収集内容もカスタマイズ可能で、必要な情報だけを少ない労力で集めることが可能になり、事務作業の削減に成功しました。
必要な情報をその場で確認
Salesforceはクラウド型のシステムなので、どこからでも情報の閲覧や入力が可能です。
そのため、各々が入れた情報をスタッフはどこからでも確認できるようになり、業務の効率が格段に上昇しました。
お客様ごとの実績整理も
これまで各部門ごとにばらばらに管理されていたお客様ごとの情報も、人ごとにまとめることが可能になりました。
新規なのか、リピーターなのか、希望してるのはどういった内容なのか…過去の記録を含めて確認が可能です。
費用対効果の向上
維持管理していくのに高いコストが
かかっていた従前のシステムから、Salesforceにシステムを変更しました。
初期導入費は発生したものの、費用対効果を考えるとかなり効果の高いシステムの入替えだったと言えます。
お悩み、ぜひご相談ください。
"ずっと使っているから"という理由で不便なところから目をそらしているシステム、ございませんか。
今後、システム自体が古くなっていくにつれて、保守のコストがどんどん上がっていくことが考えられます。
その場合クラウド型のシステムを導入して随時アップデートしながら長く使っていくというのもひとつの手かもしれません。
「こんなことができたら良いな」大小関わらず企業の課題を実現をさせることができる可能性があります。企業のお悩み、ぜひご相談ください。